Политика в отношении обработки персональных данных

Понятия употребляются в значениях, определённых ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.

Оператор обрабатывает персональные данные на основе принципов законности и справедливости, ограничения обработки достижением конкретных заявленных целей, соответствия объёма данных целям обработки и недопустимости объединения баз данных, созданных для несовместимых целей.

Обработка ведётся смешанным способом: с использованием средств автоматизации и без них.

Пользователи Платформы — лица, зарегистрировавшие учётную запись. Обрабатываются: фамилия, имя, отчество или иное указанное имя, адрес электронной почты, город, роль на Платформе, сведения профиля (специализация, описание практики, контактные данные, ссылки), пароль в виде необратимого хеша, идентификаторы учётных записей в мессенджерах при их привязке, адрес почтового ящика в домене openlex.ru.

Технические данные, получаемые автоматически: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, дата и время действий в Личном кабинете, журнал событий безопасности (входы, изменения пароля, доступ службы поддержки).

Содержимое Личного кабинета: дела, документы, заметки, переписка с ИИ-ассистентом, файлы и результаты их распознавания, карточки лиц в досье. Эти материалы могут содержать персональные данные третьих лиц; порядок их обработки определён разделом 6 Политики.

Данные для расчётов: сведения о заказах, откликах, состоянии внутреннего счёта и депонированных суммах; при оплате юридическим лицом — реквизиты, указанные в счёте.

Обращения: содержание сообщений в службу поддержки, сообщений об ошибках и приложенных к ним снимков экрана.

Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные Оператор целенаправленно не собирает. Если такие сведения содержатся в материалах, загруженных Пользователем, они обрабатываются в составе содержимого Личного кабинета в объёме, необходимом для его функционирования.

Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей:

• создание учётной записи, рассмотрение заявки на регистрацию и предоставление доступа к Платформе;
• оказание услуг по предоставлению доступа и исполнение договора, заключённого на условиях Публичной оферты;
• обеспечение работы функций Личного кабинета: дела, документы, досье, ИИ-ассистент, почта, уведомления;
• обеспечение взаимодействия Заказчиков и Исполнителей и ведение расчётов по заказам;
• поддержание репутационных механизмов: профили, отзывы, рейтинги;
• направление сервисных сообщений и, при наличии согласия, информационных рассылок и дайджестов;
• обеспечение безопасности Платформы, выявление и пресечение нарушений, расследование инцидентов;
• исполнение обязанностей, установленных законодательством, включая налоговое и бухгалтерское.

Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки его персональных данных (ст. 16 Федерального закона № 152-ФЗ). Ответы ИИ-ассистента таким решением не являются.

Правовыми основаниями обработки являются:

• согласие субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ) — при регистрации и при направлении рассылок;
• исполнение договора, стороной которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ);
• исполнение возложенных на Оператора обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ);
• осуществление прав и законных интересов Оператора при условии ненарушения прав субъекта (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ) — обеспечение безопасности Платформы;
• поручение оператора-Пользователя (ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ) — в отношении данных третьих лиц в Личном кабинете.

Записи, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, расположенных на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ).

Данные учётной записи хранятся в течение срока её действия и удаляются либо обезличиваются при удалении учётной записи.

Сведения о расчётах, заказах и закрывающих документах хранятся в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском учёте и налогами, — не менее 5 лет.

Журналы безопасности хранятся не более 12 месяцев, резервные копии — не более 30 дней, после чего перезаписываются.

Согласие может быть отозвано в любое время. После отзыва Оператор прекращает обработку, за исключением случаев, когда она продолжается на ином законном основании (ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Пользователь, загружающий на Платформу сведения о доверителях, контрагентах и иных лицах, является оператором в отношении этих данных. Он самостоятельно определяет цели и состав обработки и обеспечивает наличие правового основания.

Оператор обрабатывает такие данные по поручению Пользователя (ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ) исключительно в объёме, необходимом для работы функций Личного кабинета: хранение, отображение, поиск, распознавание текста, формирование ответов ИИ-ассистента, резервное копирование.

Оператор не раскрывает такие данные третьим лицам, не использует их для собственных целей и обязуется соблюдать конфиденциальность и требования ст. 19 Закона № 152-ФЗ.

Пользователи, обязанные соблюдать адвокатскую тайну, самостоятельно оценивают допустимость размещения соответствующих сведений на Платформе. Условия обработки могут быть закреплены отдельным поручением, форма которого предоставляется по обращению на hello@openlex.ru.

Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам, кроме случаев, указанных в настоящем разделе, и случаев, предусмотренных законом (по запросам уполномоченных органов в установленном порядке).

Для работы Платформы Оператор привлекает поставщиков инфраструктуры: услуги размещения серверов и передачи данных. Такие лица действуют по поручению Оператора и связаны обязательствами конфиденциальности.

Обработка запросов к ИИ-ассистенту. Текст запроса Пользователя и приложенные к запросу материалы передаются поставщику вычислительных мощностей для формирования ответа. В настоящее время Оператор использует поставщика, вычислительные мощности которого расположены за пределами Российской Федерации (Китайская Народная Республика), что является трансграничной передачей персональных данных в значении ст. 12 Закона № 152-ФЗ, если запрос содержит такие данные.

Трансграничная передача осуществляется на основании согласия субъекта, предоставляемого при регистрации, в объёме содержания запросов к ИИ-ассистенту. Пользователь вправе не использовать ИИ-ассистента и не вносить в запросы персональные данные — остальные функции Платформы при этом остаются доступными, а передача не производится.

Сведения, которые Пользователь публикует в общедоступных разделах (профиль специалиста, сообщество, сайт-визитка), становятся доступными неопределённому кругу лиц по воле Пользователя.

Субъект вправе получать сведения об обработке своих данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отзывать согласие, обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в суде.

Запрос направляется на адрес hello@openlex.ru или по почтовому адресу Оператора и должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать субъекта и подтвердить его участие в отношениях с Оператором (ч. 3 ст. 14 Закона № 152-ФЗ). Ответ предоставляется в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением заявителя.

Зарегистрированный Пользователь реализует часть прав самостоятельно в разделе «Настройки» Личного кабинета: выгрузка копии своих данных в машиночитаемом формате и удаление учётной записи.

При удалении учётной записи данные Пользователя обезличиваются, а содержимое Личного кабинета (дела, документы, досье, переписка с ИИ-ассистентом, уведомления) удаляется. Сведения о расчётах сохраняются в обезличенном виде в пределах сроков, установленных законом.

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные ст. 18.1 и 19 Закона № 152-ФЗ, в том числе: назначение ответственного за организацию обработки, разграничение доступа сотрудников, передачу данных по защищённым каналам (TLS), хранение паролей в виде необратимых хешей, ведение журналов доступа, регулярное резервное копирование и контроль восстановления.

Доступ сотрудников Оператора к содержимому Личного кабинета Пользователя предоставляется на ограниченный срок, только на чтение и фиксируется в журнале; сведения о таком доступе предоставляются Пользователю по запросу.

При установлении факта неправомерной передачи персональных данных Оператор уведомляет Роскомнадзор в сроки, установленные ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ.

Состав используемых файлов cookie описан в Политике в отношении файлов cookie.

Порядок применения рекомендательных технологий описан в Правилах применения рекомендательных технологий.

Оператор вправе изменять Политику. Действующая редакция всегда размещена по адресу openlex.ru/legal/privacy с указанием даты вступления в силу.

Существенные изменения доводятся до Пользователей по электронной почте или уведомлением в Личном кабинете не позднее дня вступления новой редакции в силу.