Текст очень длинный, поэтому разбит на части. Часть 2 из 2.
47.4. На безвозмездной основе архив изготавливает копии архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
47.5. Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, производится в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии68.
______________________________
68 Часть 2 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.
47.6. При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии проставляется штамп "Рассекречено". Такой же штамп проставляется на электронной копии рассекреченного архивного документа. При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом "Рассекречено".
47.7. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы на указанный ими почтовый адрес.
47.8. Архив ведет учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде.
XLVIII. Организация работы пользователей в читальном зале
48.1. Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации69 и разработанными в соответствии с ним локальными актами архива, регламентирующими работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в его читальном зале.
48.2. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства70.
______________________________
69 Приказ Росархива № 143.
70 Часть 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.
48.3. Работа пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива осуществляется под контролем работника читального зала архива, в том числе посредством системы видеонаблюдения.
48.4. В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде.
В личное дело пользователя включаются:
заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;
анкета пользователя, заполненная в установленном порядке71;
требования на выдачу архивных дел, документов;
заказы на копирование;
заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;
другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.
______________________________
71 Пункт 2.2 приказа Росархива № 143.
48.5. В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями.
48.6. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работник читального зала архива составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы72.
В день подачи заявления в правоохранительные органы пользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий.
______________________________
72 Пункт 3.7 приказа Росархива № 143.
XLIX. Публикация и экспонирование архивных документов
49.1. Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг в соответствии с прейскурантом архива.
49.2. Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления должны быть снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании и архивным шифром.
L. Организация информационных мероприятий
50.1. Архив проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, дни открытых дверей, уроки, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг.
50.2. В помещениях архива информационные мероприятия проводятся с учетом ограничений, установленных пунктами 5.1, 5.3, 5.16, 5.20, 5.21 Правил.
50.3. Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях.
LI. Учет использования архивных документов
51.1. Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
LII. Работа с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну
52.1. Руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо организует проведение работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну (далее - секретные архивные документы), в том числе:
осуществление контроля за сроками ограничения доступа к секретным архивным документам;
информирование руководителей государственных органов и организаций-фондообразователей или их правопреемников о наличии в архиве, составе и объеме секретных архивных документов с истекшим сроком ограничения доступа, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне;
рассекречивание секретных архивных документов в случае официального делегирования руководителю архива полномочий на проведение этой работы руководителем соответствующего государственного органа или организации.
52.2. Работа по рассекречиванию секретных архивных документов в архиве осуществляется комиссионно73.
Решение о рассекречивании секретных архивных документов вступает в силу после его согласования с государственным органом или организацией, наделившими архив соответствующими полномочиями, утверждения его руководителем архива, внесения изменений в учетную документацию архива в соответствии с главой LIV Правил.
______________________________
73 Часть 4 статьи 15 Закона "О государственной тайне"; абзац восьмой подпункта 1 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве; постановление Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 № 170 "Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 9, ст. 762; 2016, № 13, ст. 1833) (далее - постановление Правительства № 170).
52.3. Архив обязан предоставлять членам экспертных комиссий и групп, созданных в государственных органах и организациях, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также членам иных комиссий, полномочных рассекречивать секретные архивные документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, секретные архивные документы или их копии, а также необходимую для работы информацию.
LIII. Хранение секретных архивных документов
53.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется архивом с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне74.
Частично рассекреченные единицы хранения секретных архивных документов хранятся в соответствии с требованиями, установленные главой LIII Правил.
______________________________
74 Закон "О государственной тайне".
53.2. Проставление на первичных средствах хранения и на самих единицах хранения (единицах учета) секретных архивных документов штампов "Рассекречено" или отметок "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности) осуществляется в порядке выполнения служебного задания и только после внесения соответствующих изменений в учетные документы (согласно пункту 54.5 Правил):
по результатам проведения рассекречивания секретных архивных документов в соответствии с пунктами 54.3 - 54.5 Правил - в течение трех месяцев с момента получения архивом решения о рассекречивании секретных архивных документов;
при засекречивании - в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
LIV. Учет секретных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
54.1. Учет секретных архивных документов ведется с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне75.
______________________________
75 Закон "О государственной тайне"; постановление Правительства № 170.
54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).
При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой "сч", которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).
54.3. При рассекречивании:
всех единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов опись рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без отметки "с", "сс" или "ов". При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов отметка "с", "сс" или "ов" зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется штамп "Рассекречено";
части единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов на рассекреченные секретные архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения (единиц учета) в которой остаются прежними. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными секретными архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без отметки "с", "сс" или "ов";
одного или нескольких секретных архивных документов в составе единицы хранения (единицы учета) она остается на секретном хранении.
54.4. Факт рассекречивания секретных архивных документов фиксируется в графе "Примечания" штампом "Рассекречено":
напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения (единиц учета) в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;
во внутренней описи единицы хранения (единицы учета) дела, а при ее отсутствии - в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.
54.5. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании.
После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета). Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.
54.6. При засекречивании архивных документов на основании решения об отнесении сведений к государственной тайне, принятого должностным лицом, наделенным полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, соответствующие изменения вносятся в учетные документы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
LV. Возврат архивных документов
55.1. Возврат документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по решению суда.
55.2. Без решения суда архив обязан возвратить:
документы личного происхождения, образовавшиеся в процессе деятельности отдельных лиц и являющиеся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел - по личному письменному заявлению реабилитированного лица или его наследников;
трудовую книжку гражданина - по его личному письменному заявлению;
документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, - в соответствии с Федеральным законом от 15 апреля 1998 г. № 64-ФЗ "О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 16, ст. 1799; 2008, № 30, ст. 3616).
55.3. Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражается в учетных документах.
Акт и другие документы, на основании которых произведен возврат архивных документов, вместе с распиской лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.
55.4. С изъятых архивных документов изготавливаются копии, которые помещаются в единицу хранения на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов.
Приложение № 1 к Правилам
рекомендуемый образец
__________________________
(название архива)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности руководителя архива
_____________________
___________
(дата) № _________ (название архива)
о неисправимых повреждениях архивных документов
(подпись)
(расшифровка подписи)
(дата)
Фонд № ____________________
В фонде обнаружены единицы хранения (единицы учета), признанные неисправимо поврежденными
№ п/пНомер описиНомер единицы хранения (единицы учета) Заголовок поврежденной единицы хранения (единицы учета)Крайние датыКоличество листов (время звучания, метраж, Мб) для аудиовизуальных документов - единиц хранения (единиц учета)Сущность и причины поврежденияПримечания
12345678
Итого обнаружено неисправимо поврежденных единиц хранения (единиц учета)
____________________________
(цифрами и прописью)
Заведующий отделом
____________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем ___________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду ___________________
___________________________________________________________________________
Эксперты: _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)
___________________________________________________________________________
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
________
(дата)
Приложение № 2 к Правилам
рекомендуемый образец
__________________________
(название архива)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности руководителя архива
_____________________
___________
(дата) № _________ (название архива)
о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
подпись
расшифровка подписи
дата
Фонд № ____________________
В результате ______________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
№ п/пНомер описиНомер единицы хранения (единицы учета) Заголовок единицы хранения (единицы учета)Крайние датыКоличество листов (время звучания, метраж, Мб) для аудиовизуальных документов - единиц хранения (единиц учета)Предполагаемые причины отсутствияПримечания
12345678
Итого
единиц хранения (единиц учета)
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими единицами хранения (единицами учета): ____________________________
(номера единиц учета (единиц учета) и их групповые заголовки)
___________________________________________________________________________
Заведующий отделом ___________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем ___________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Главный хранитель ___________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
___________________________________________________________________________
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
________
(дата)
Приложение № 3 к Правилам
рекомендуемый образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(наименование должности руководителя
___________________________________
организации, передающей документы)
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(наименование должности руководителя
(наименование должности руководителя
____________
(дата)
печать
_______________
(дата)
печать
АКТ
________________
(дата) № _____________
приема-передачи архивных документов на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(наименование передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________ сдал, а
(наименование организации, передающей документы)
___________________________________________________________________________
(наименование организации, принимающей документы)
принимает на государственное хранение документы за ____________ (годы) и справочный аппарат к ним:
№ п/пНазвание, номер описиКоличество экземпляров описиКоличество единиц хранения (единиц учета)Примечания
12345
Итого принято единиц хранения (единиц учета)
Передачу произвели
__________________________________
(цифрами и прописью)
Прием произвели
(должность) (подпись, расшифровка подписи) (должность) (подпись, расшифровка подписи)
(дата) (дата)
Фонду присвоен № __________________________________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
________
(дата)
Приложение № 4 к Правилам
рекомендуемый образец
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
№ п/пДата поступленияНаименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документыНаименование, номер и дата документа, по которому приняты документыНазвание фонда(при нефондовой организации хранения графа не заполняется)Годы документовКоличество единиц хранения (единиц учета) или неописанных документов (листов, Мб)Краткая характеристика состоянияНомер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондовПримечания
12345678910
Итого поступило за год единиц хранения (документов, листов)
_________________________________ (цифрами и прописью) В том числе (при нефондовой организации хранения в графе указывается диапазон присвоенных номеров (с № ___ по № ___):
Наименование должности работника
(подпись, расшифровка подписи)
(дата)
Приложение № 5 к Правилам
рекомендуемый образец
СПИСОК ФОНДОВ
Номер фондаДата первого поступленияНазвание фондаОтметка о выбытииПримечания
12345
Итого на 01.01. ... г. ________________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
в том числе поступило за .......... г. ___________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
выбыло за .......... г. ______________________________________ фондов
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
(подпись, расшифровка подписи)
(дата)
Приложение № 6 к Правилам
рекомендуемый образец
УТВЕРЖДЕНО
Экспертно-проверочная комиссия ______________________________________
(наименование уполномоченного органа
____________________________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области
____________________________________________________________________
архивного дела, федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от _______________________________ № __________________)
№ п/пДелопроизводственные индексы или номера по старой описиЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПримечания
123456
В опись внесено ____________________________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________ Дел.
С № ___________________________ по № ___________________________, в том числе
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи _________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение № 7 к Правилам
рекомендуемый образец
УТВЕРЖДЕНО
Экспертно-проверочная комиссия ______________________________________
(наименование уполномоченного органа
____________________________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области
____________________________________________________________________
архивного дела, федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от _______________________________ № __________________)
№ п/пДелопроизводственные индексы или номера по старой описиЗаголовок делаКрайние датыОбъем, МбПримечания
123456
В опись внесено ____________________________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________ дел.
С № ______________________ по № _______________ объемом ________________ Мб
Наименование должности составителя описи _________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий отделом (архивохранилищем) _________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение № 8 к Правилам
рекомендуемый образец
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________
В деле подшито и пронумеровано _______________________________________ листов
(цифрами и прописью)
С № ___________________________ по № ___________________________, в том числе
литерные номера листов:
пропущенные номера листов:
+ листов внутренней описи
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________
Особенности физического состояния и формирования делаНомера листов
12
Наименование должности работника _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение № 9 к Правилам
рекомендуемый образец
_________________________
(название архива)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности руководителя архива
___________________
___________
(дата) № _________ (название архива)
приема на хранение архивных документов личного происхождения
подпись
дата
расшифровка подписи
На основании решения Экспертно-проверочной комиссии
(протокол от и договора от ________________ № _________________ № ____________________________________
________________________________________________________________ сдал, а в
(Фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника (владельца)
архив приняты документы ____________________________________________________
(общая характеристика документов)
___________________________________________________________________________
в количестве _______ единиц хранения (единиц учета) (условных) _______ документов (листов, Мб) по описи
Фонду присвоен № __________________________________________________________
Собственник (владелец)
(нужное подчеркнуть)
_________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Наименование должности работника
_________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы по результатам описания внесены
Наименование должности работника _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение № 10 к Правилам
рекомендуемый образец
_________________________
(название архива)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
Наименование должности руководителя архива
___________________
___________
(дата) № _________ (название архива)
о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению
подпись
дата
расшифровка подписи
К уничтожению отобраны документы фонда № __________________________________
(название фонда)
___________________________________________________________________________
На основании ______________________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
___________________________________________________________________________
для проведения экспертизы)
___________________________________________________________________________
№ п/пНазвания групп документовКрайние датыНомера описейНомера единиц хранения (единиц учета) по описямКоличество единиц хранения (единиц учета)Примечания
1234567
Итого ________________________ единиц хранения (единиц учета) за ________ год(ы)
(цифрами и прописью)
Количество единиц хранения (единиц учета), крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении _________________________________________
___________________________________________________________________________
Заведующий отделом (архивохранилищем)
__________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Наименование должности работника _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
______________
(дата)
УТВЕРЖДЕНО
Экспертно-проверочная комиссия ___________________________________
(наименование уполномоченного органа
_________________________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области
_________________________________________________________________
архивного дела, федерального государственного архива, научной организации)
(Протокол от ___________________________ № __________________)
Документы сданы ___________________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ № __________________
(дата)
Наименование должности работника ____________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника ____________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение № 11 к Правилам
рекомендуемый образец
___________________________________
(название архива)
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
(почтовый адрес, индекс)
___________________________________
(телефон, факс)
___________________________________
(адрес электронной почты)
Адресат __________________________
Архивная справка
________________
(дата) № _______________
На № ___________от _______________
Основание:
Наименование должности работника ________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
_____________
(дата)
печать
Исполнитель ___________________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
_____________
(телефон)