Текст очень длинный, поэтому разбит на части. Часть 2 из 2.
225. При ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, архивные документы в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором), конкурсным управляющим в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Упорядочение документов организует ликвидационная комиссия с участием представителя соответствующего государственного (муниципального) архива.
При ликвидации негосударственной организации ее документы в упорядоченном состоянии передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором), конкурсным управляющим в соответствующий государственный (муниципальный) архив на основании договора.
Приложение № 1 к Правилам
Рекомендуемый образец
Номенклатура дел организации
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
на ________________ год
(подпись)
______________________ (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок хранения и № статьи по перечнюПримечания
12345
Название раздела
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Виза руководителя (лица ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации
от ___________ № ________________
УТВЕРЖДЕНА
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ________________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации
По срокам храненияВсегоВ том числе
ПереходящихС отметкой "ЭПК"
1234
На бумажном носителе (при наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы "На бумажном носителе", том(а) на электронном носителе учитываются в разделе таблицы "Электронных"):
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Электронных (при наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в разделе таблицы "На бумажном носителе", том(а) на электронном носителе учитываются в разделе таблицы "Электронных"):
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности работника архива
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 2 к Правилам
Рекомендуемый образец
Номенклатура дел структурного подразделения организации
_________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На
____________
год
(к номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по рекомендуемому образцу, указанной в приложении 12, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации)
Индекс делаЗаголовок делаКоличество томов (частей)Срок хранения и № статьи по перечнюПримечания
12345
Название раздела
Наименование должности руководителя структурного подразделения
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
(при наличии ЭК структурного подразделения)
Протокол ЭК структурного подразделения
от ___________ № ______________
Приложение № 3 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению
____________
(дата)
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № __________________________
(№ и название фонда)
№ п/пЗаголовок дела (групповой заголовок документов)Годы№№ описи (при выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графа не заполняется)№ ед.хр. по описи (индекс по номенклатуре дел)Количество ед.хр. (дел)Сроки хранения и №№ статей по перечнюПримечания
12345678
Итого _______________________________ ед.хр. (дел, электронных дел) за _____ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены ЭПК ___________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
протокол от _________________________ № ___________________________________
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации
от ___________ № ______________
УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________
Документы в количестве ___________________________ ед.хр. (дел, электронных дел):
- на бумажном носителе весом _________________________ кг. сданы на уничтожение
- на электронном носителе сданы на
уничтожение ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(способ уничтожения)
Наименование должности работника, сдавшего документы
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 4 к Правилам
Рекомендуемый образец
Лист-заверитель дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № __________________________, в том числе:
Литерные номера листов _____________________________________________________
Пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи ___________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования делаНомера листов
12
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 5 к Правилам
Рекомендуемый образец
Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела № _________________________________________
№ п/пРегистрационный № документаДата документаЗаголовок документа№№ листов делаПримечания
123456
Итого __________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 6 к Правилам
Рекомендуемый образец
Обложка дела
__________________________________________________________________________
(название государственного (муниципального) архива)
___________________________________________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО № __________ ТОМ № __________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
На _______ листах
Хранить ________
Ф. № ____________
Оп. № ___________
Д. № ____________
Приложение № 7 к Правилам
Рекомендуемый образец
Опись дел структурного подразделения
_________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ОПИСЬ № _______________________________
дел, документов
за __________ год
№ п/пИндекс делаЗаголовок делаКрайние датыСрок хранения (графа не заполняется в описи дел постоянного срока хранения)Количество листовПримечания
1234567
Название раздела
В данный раздел описи внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________ дел
с № _______________________________ по № _____________________ в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
(при наличии ЭК структурного подразделения)
Наименование должности руководителя службы ДОУ
Протокол ЭК структурного подразделения
(подпись)
_________________
(расшифровка подписи)
от ___________ № ___________
Дата
Передал ____________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
и ______________________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам.
Наименование должности работника структурного подразделения
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Принял _____________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
и _______________________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам.
Наименование должности работника архива
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 8 к Правилам
Рекомендуемый образец
Опись электронных документов структурного подразделения
_________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Фонд № ________________________________
ОПИСЬ № _______________________________
электронных документов (постоянного хранения/временного (свыше 10 лет) хранения/по личному составу)
за ____________ год
№ п/пИндекс делаЗаголовок электронного дела по номенклатуреРегистрационный номер электронного документаВид и заголовок электронного документаДата документаСрок храненияКоличество файлов (количество файлов в контейнере)Объем в байтахПримечания
12345678
В данный раздел описи внесено _______________________________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________________________ электронных документов
с № _______________________________ по № __________________________________
объемом _________________________________________________ байт. В том числе литерные номера: __________________________________________________________ пропущенные номера: _______________________________________________________
К электронным документам составлены реестры файлов.
Наименование должности составителя описи
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
(при наличии ЭК структурного подразделения)
Наименование должности руководителя службы ДОУ
Протокол ЭК структурного подразделения
(подпись)
_________________
(расшифровка подписи)
от ___________ № ___________
__________________ Дата
Передал ____________________________________________ электронных документов
(цифрами и прописью)
объемом ____________________________________________ байт
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника структурного подразделения
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Принял _____________________________________________ электронных документов
_____________________________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________________ байт
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива (лица, ответственного за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Реестр файлов электронного документа
№ п/п№ электронного документа по описиНаименование файлаДата и время последнего изменения файлаОбъем (в байтах)Формат файла
Приложение № 9 к Правилам
Рекомендуемый образец
Опись дел постоянного хранения
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
Фонд № __________________________
ОПИСЬ № ________________________
дел, документов постоянного хранения
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
(подпись)
______________________
(расшифровка подписи)
за ________ год
____________
(дата)
№ п/пИндекс делаЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПримечания
123456
Название раздела
В данный раздел описи внесено _______________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________ дел
с № ___________________________ по № ____________________________, в том числе
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи
(подпись)
________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ № ______________
УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________
Приложение № 10 к Правилам
Рекомендуемый образец
Опись дел по личному составу
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
Фонд № __________________________
ОПИСЬ № ________________________
дел, документов постоянного хранения
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
(подпись)
______________________ (расшифровка подписи)
за ________ год
____________
(дата)
№ п/пИндекс делаЗаголовок делаКрайние датыСрок храненияКоличество листовПримечания
1234567
Название раздела
В данный раздел описи внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________ дел
с № __________________________ по № ____________________________, в том числе
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи
(подпись)
________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ № ______________
УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________
Приложение № 11 к Правилам
Рекомендуемый образец
Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
Фонд № __________________________
ОПИСЬ № ________________________
дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения
(наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
(подпись)
______________________ (расшифровка подписи)
за ________ год
____________
(дата)
№ п/пИндекс делаЗаголовок делаКрайние датыСрок храненияКоличество листовПримечания
1234567
Название раздела
В данный раздел описи внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________________________ дел
с № __________________________ по № __________________________, в том числе
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности составителя описи
(подпись)
________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ № ______________
УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________
Приложение № 12 к Правилам
Рекомендуемый образец
Опись электронных документов
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
Фонд № __________________________
ОПИСЬ № ________________________
электронных документов (постоянного хранения/временного (свыше 10 лет) хранения/по личному составу) .
(наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
(подпись)
______________________ (расшифровка подписи)
за ________ год
____________
(дата)
№ п/пИндекс делаЗаголовок электронного дела по номенклатуреРегистрационный номер электронного документаВид и заголовок электронного документаДата документаСрок храненияКоличество файлов (количество файлов в контейнере)Объем в байтахПримечания
12345678
В данный раздел описи внесено _____________________________________________
(цифрами и прописью)
____________________________________________________ электронных документов
с № ____________________________ по № _____________________________
объемом _________________________________________________ байт. В том числе
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
К делам составлены внутренние описи (реестры) дел.
Наименование должности составителя описи
(подпись)
________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ № ______________
УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________
Реестр файлов электронного документа
№ п/п№ электронного документа по описиНаименование файлаДата и время последнего изменения файлаОбъем (в байтах)Формат файла
Приложение № 13 к Правилам
Рекомендуемый образец
Карточка постеллажного топографического указателя
Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации ___________________________
СТЕЛЛАЖ № ___________________ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ № ___________________
Шкаф №Полка №Фонд №Опись №Ед.хр. с № по №Примечания
123456
Приложение № 14 к Правилам
Рекомендуемый образец
Карточка пофондового топографического указателя
Наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации ____________________________
ФОНД № ____________________ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ № ______________________
Название фонда ____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Опись №Ед.хр. с № по №Стеллаж №Шкаф №Полка №Примечания
123456
Приложение № 15 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт проверки наличия и состояния архивных документов
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
проверки наличия и состояния архивных документов
____________
(дата)
Фонд № ____________________________
Название фонда ____________________________________________________________
№№ описей ________________________________________________________________
Проверка проводилась с _______________ по ___________________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям _________________________________________________ ед.хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи _________________________________________ ед.хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________________________ ед.хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи ________________________________________ ед.хр.
(количество)
б) не перечисленных, но
учтенных в итоговой записи _____________________________________________ ед.хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _________________________________________________________ ед.хр.
(количество)
уменьшился на ________________________________________________________ ед.хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок _________________________________________ ед.хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _______________________________________________ ед.хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) __________________________________________________ ед.хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ________________________________________________________ ед.хр.
(количество)
б) дезинсекции ________________________________________________________ ед.хр.
(количество)
в) реставрации ________________________________________________________ ед.хр.
(количество)
г) переплета или подшивки ______________________________________________ ед.хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ____________________________________ ед.хр.
(количество)
е) снятия с учета ввиду неисправимых повреждений ________________________ ед.хр.
(количество)
ж) проведения миграции
(для электронных документов на физически обособленных носителях) _________________________________________________ ед. хр.
(количество)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи _______________________________________ ед.хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии __________________________________________________ ед.хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование(я) должностей работника(ов)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
________________________
(дата)
Приложение № 16 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт о технических ошибках в учетных документах
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
о технических ошибках в учетных документах
____________
(дата)
Фонд № _________________________
Название фонда ____________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________________________________
(вид работ)
обнаружены технические ошибки в записях:
Название документаСуществующая записьСледует записать
123
В результате количество ед.хр. (ед.уч) не изменилось/увеличилось/уменьшилось на ___
(нужное подчеркнуть)
_______________________________________________________________ ед.хр. (ед.уч.)
(цифрами и прописью)
Примечания: _______________________________________________________________
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 17 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
об обнаружении архивных документов не относящихся к данному фонду, неучтенных
____________
(дата)
В ходе ____________________________________________________________________
(вид работы)
было обнаружено ___________________________________________________________
(в фонде, в архивохранилище,
___________________________________________________________________________
рабочем помещении)
№ п/пЗаголовок ед. хр., документаШифр (при наличии)Крайние датыКоличество листов (время звучания, метраж, байт)К какому фонду относится (новый шифр)Примечания
1234567
Итого обнаружено __________________________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________________ ед.хр. (документов)
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 18 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
____________
(дата)
Название и № фонда _______________________________________________________
В результате _____________________________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел (документов), предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
№ п/пОпись №Ед.хр. №Заголовок ед.хр. (архивных документов)Крайние датыКол-во листов (время звучания, метраж, байт)Предполагаемые причины отсутствияПримечания
12345678
Итого _________________________________________ ед.хр. (архивных документов
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими ед.хр. (документами): _______________________________________________________
(№№ ед.хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения документов отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
УТВЕРЖДЕН
(при необнаружении дел Архивного фонда Российской Федерации)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ____________
Протокол ЭК (ЦЭК) организации
от ___________ № ______________
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 19 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт о неисправимых повреждениях архивных документов
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
о неисправимых повреждениях архивных документов
____________
(дата)
Название и № фонда ________________________________________________________
В фонде обнаружены архивные документы, признанные неисправимо поврежденными:
№ п/пОпись №Ед.хр. №Заголовок поврежденных ед.хр. (архивных документов)Крайние датыКол-во листов (время звучания, метраж, байт)Сущность и причины поврежденияПримечания
12345678
Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________________ ______________________________________________ ед.хр. (архивных документов)
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед.хр. (архивные документы) подлежат списанию ввиду: ____________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Эксперты (при наличии документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации): ____________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)
___________________________________________________________________________
(№ и дата приказа руководителя организации о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_______________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
УТВЕРЖДЕН
(для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации)
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ № ____________
Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ № ______________
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 20 к Правилам
Рекомендуемый образец
_____________________________________ (наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № _________________ Опись № ________________ Ед.хр. № ________________
Дата использованияКому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)Характер использования (копирование, выписки, просмотр)№№ использованных листовПодпись лица, использовавшего дело
12345
Приложение № 21 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________ (наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
АКТ
_______________ № _______________
(дата)
о выдаче архивных документов во временное пользование
__________________________________
(наименование организации)
__________________________________
(почтовый адрес)
Основание _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Цель выдачи документов ____________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Выдаются следующие ед.хр. из фонда № ______________________________________
(название)
___________________________________________________________________________
№ п/пОпись №Ед.хр. №Заголовок ед. хр.Количество листов (время звучания, метраж, байт)Примечания
123456
Всего выдается _______________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
общим количеством листов (время звучания, метраж, байт) _______________________
(цифрами и прописью)
на срок ____________________________________________________________________
Документы выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей документы.
Получатель предупрежден об ответственности за утрату или повреждение выданных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Получатель обязуется вернуть документы в архив в указанный в акте срок.
Документы выдал:
Наименование должности работника архива
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя (иного уполномоченного им лица) организации, выдающей дела
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
печать организации
Документы принял:
Наименование должности работника организации-получателя
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя (иного уполномоченного им лица) организации-получателя
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
печать организации-получателя
Документы сдал:
Наименование должности работника организации-получателя
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя (иного уполномоченного им лица) организации-получателя
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
печать организации-получателя
Документы принял:
Наименование должности работника архива
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 22 к Правилам
Рекомендуемый образец
_____________________________________ (наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ
ВЫДАНО
Фонд №Опись №Ед.хр. №КомуДата выдачиПодписьДата возвратаПодпись
12345678
Приложение № 23 к Правилам
Рекомендуемый образец
___________________________________________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
___________________________________________________________________________
(название архива (структурного подразделения) организации)
КНИГА учета поступления и выбытия дел, документов
Том № _______________ Начат _______________ Окончен _______________
№ п/пДата поступления и выбытияНаименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) дела, документыНаименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документыНазвание и номер фондаГоды поступивших или выбывших документов по описи дел, документовВид носителя (БН - документы на бумажном носителе, ЭД - электронные документы, ГД - в опись внесены гибридные дела)Поступление описанных документовВыбытие описанных документовНеописанных дел, документов, листовПримечание
Количество ед.хр.Количество ед.хр.
Постоянного храненияВременного (свыше 10 лет)По личному составуПостоянного храненияВременного (свыше 10 лет)По личному составуПоступилоВыбыло
12345678910111213141516
Итого в ____ году поступило
________________________
(цифрами и прописью)
ед.хр., в том числе
(при наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в строке "На бумажном носителе", том(а) на электронном носителе учитываются в строке "Электронных"):
на бумажном носителе ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
электронных _______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
аудиодокументов ___________________________________________________________
(цифрами и прописью)
видеодокументов ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
Показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
Наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 24 к Правилам
Рекомендуемый образец
ЛИСТ ФОНДА № _____________
___________________________________ местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд)
_______________________
(дата первого поступления документов фонда)
Крайние даты каждого названия фондаНазвание фонда
12
1. Учет неописанных документов
Дата записиНазвание, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документыПоступлениеВыбытиеНаличие (остаток) ед. хр. (документов, листов, байт)
Количество ед.хр. (документов, листов, байт)Крайние датыКоличество ед.хр. (документов, листов, байт)Крайние даты
1234567
2. Учет описанных документов
Дата записи№ описи дел, документовГод(ы)Название описи дел, документов или аннотация (краткая характеристика документов)Поступило ед.хр.ВыбытиеНаличие (остаток) ед. хр.
Количество ед.хр.Основание выбытия (название, дата, № документа)В том числе по описям, утвержденным ЭПККоличество ед. хр.В том числе
Количество ед. хр.Крайние датыПостоянного храненияПо личному составу
Количество ед. хр.Крайние датыИз них по описям, утвержденным ЭПККоличество ед. хр.Крайние даты
Количество ед. хр.Крайние даты
12345678910111213141516
Приложение № 25 к Правилам
Рекомендуемый образец
___________________________________________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
___________________________________________________________________________
(название архива (структурного подразделения) организации)
СПИСОК ФОНДОВ
Том № _______________ Начат _______________ Окончен _______________
№ фондаДата первого поступления документов фондаНазвание фондаОтметка о выбытии фондаПримечания
Место выбытияДата и № документа, на основании которого выбыл
123456
На 01.01. ____ года в список включены фонды с № _____________ по ______________ из списка исключены фонды с № ____________________ По № ___________________
Всего хранится в архиве _______________________________________ фондов, из них
(цифрами и прописью)
__________________________________________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные: _________________________________________________________
Номера выбывшие (переданные): _____________________________________________
Наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 26 к Правилам
Рекомендуемый образец
___________________________________________________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
___________________________________________________________________________
(название архива (структурного подразделения) организации)
РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
Начат _______________ Окончен _______________
№ п/п№ фонда№ описиНазвание описи дел, документовКоличество дел в описи дел, документовКрайние датыКоличество листов в описи дел, документовКоличество экземпляров описи дел, документовПримечания
Постоянного храненияВременного (свыше 10 лет) храненияПо личному составу
1234567891011
Итого на 01.01..... г. в архиве хранится ___________________ описей, из них
(при отсутствии не включаются в итоговую запись)
управленческой документации __________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
документов личного происхождения _____________________________________ описей
(цифрами и прописью)
научно-технической документации ______________________________________ описей
(цифрами и прописью)
видеодокументов _____________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
кинодокументов ______________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
фонодокументов ______________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
фотодокументов ______________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
электронных документов _______________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
в том числе поступило в ____ г. ___________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
выбыло в ____ г. _____________________________________________________ описей
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива, составившего реестр описей
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Наименование должности руководителя архива
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 27 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________ (наименование должности руководителя организации или иного уполномоченного им лица)
___________________________________ (наименование должности руководителя организации или иного уполномоченного им лица)
(подпись)
____________________ (расшифровка подписи)
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
______________
(дата)
____________
(дата)
АКТ
_____________
(дата)
№ ___________
приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации, передающей документы)
а __________________________________________________________________ принял
(название организации, принимающей документы)
документы названного фонда и справочный аппарат к ним:
№ п/пНазвание, № описиКоличество экземпляров описи дел, документовКоличество ед.хр.Примечания
12345
Итого принято ______________________________________________________ ед.хр.
Передачу произвели:
Прием произвели:
__________
(должность)
(подпись)
______________
(расшифровка подписи) __________ (должность)
(подпись)
_______________
(расшифровка подписи)
___________
(дата)
__________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 28 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт конвертации электронных архивных документов
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
конвертации электронных архивных документов
____________
(дата)
В связи с невозможностью воспроизведения, использования электронных архивных документов в форматах, в которых они были приняты на архивное хранение, _____________________________________ была произведена конвертация:
дата или период времени
Архивный шифрЗаголовок к тексту, дата и регистрационный номер документаИсходное наименование файла электронного документаИсходные дата и время последнего изменения файла электронного документаИсходная контрольная сумма (хеш-сумма) файла электронного документаИсходный объем (в байтах) файла электронного документаИсходный формат файла электронного документа.Наименование файла электронного документаДата и время последнего изменения файла электронного документаКонтрольная сумма (хеш-сумма) файла электронного документаОбъем (в байтах) файла электронного документаФормат файла электронного документа.ФИО работника, выполнившего конвертацию
Исходные файлы электронных архивных документов сохранены.
________________
(дата)
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
Наименование должности работника
(в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 29 к Правилам
Рекомендуемый образец
Архивная справка
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
________________________________________________________________________________________________________
(почтовый адрес, индекс)
___________________________________
(телефон, факс)
__________________________________
(адрес электронной почты)
Адресат _____________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Архивная справка
_________________ № _____________
(дата)
На № ____________ от _____________
Текст
Основание:
Должность руководителя организации или иного уполномоченного им лица
(подпись)
____________________ (расшифровка подписи)
(печать)
Исполнитель
____________________________________________________
(Фамилия, инициалы, номер телефона)
Приложение № 30 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт приема-передачи архивных документов на хранение
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
(наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица организации, передающей документы)
___________________________________
(наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица организации, принимающей документы)
(подпись)
____________________ (расшифровка подписи)
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
______________
(дата)
(печать)
____________
(дата)
(печать)
АКТ
_____________
(дата)
№ ___________
приема-передачи архивных документов на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации, передающей документы)
____________________________________________________________________ принял
(название организации, принимающей документы)
Принимает на государственное хранение документы за __________________________
(годы)
и справочный аппарат к ним:
№ п/пНазвание, № описи дел, документовКоличество экземпляров описиКоличество ед.хр.Примечания
12345
Итого принято ______________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Передачу произвели:
Прием произвели:
__________
(должность)
(подпись)
______________
(расшифровка подписи)
__________ (должность)
(подпись)
_______________
(расшифровка подписи)
___________
(дата)
__________
(дата)
Фонду присвоен
№ _________________________________________________________________________
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
(подпись)
_________________________ (расшифровка подписи)
_______________
(дата)
Приложение № 31 к Правилам
Рекомендуемый образец
Акт приема-передачи документов организации при смене руководителя, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
__________________________________
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ
_____________________________________ (наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
_____________
(дата)
№ ___________
(подпись)
_____________________ (расшифровка подписи)
приема-передачи архивных документов организации при смене руководителя, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
____________
(дата)
Название и № фонда
(при передаче двух и более архивных фондов, табличная часть акта разделяется на подразделы, соответствующие фондам, названия подразделов соответствует номеру и наименованию фондов)
_______________________________________________
В соответствии с приказом __________________________ № ______________________
_____________________________ передал, ______________________________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, документы архива за _____________________________ и справочный аппарат к ним
(годы)
№ п/пНазвание, № описи дел, документовКол-во экземпляров описи дел, документовКол-во ед.хр.Примечания
12345
Итого принято ______________________________________________ ед.хр., в том числе
(цифрами и прописью)
на бумажном носителе: _________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
электронных: __________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
и ______________________________ описей в _______________________ экземплярах.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Состояние документов и описей: ______________________________________________
(общая характеристика состояния)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Одновременно передаются ___________________________________________________
(вид(ы) и состав справочного аппарата, его объемы и состояние)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Состояние помещений архива ________________________________________________
(общая характеристика состояния)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наличие и состояние оборудования и инвентаря _________________________________
(общая характеристика)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Передал:
__________________________ (фамилия, инициалы)
(подпись)
______________
(дата)
Принял:
__________________________ (фамилия, инициалы)
(подпись)
______________
(дата)
Председатель комиссии:
__________________________ (фамилия, инициалы)
(подпись)
______________
(дата)
Члены комиссии:
__________________________ (фамилия, инициалы)
(подпись)
______________
(дата)